Август-2019 в детских центрах. Дружеская перекличка :)

Руководители детских центров поделились планами и рабочими секретиками

В такой холод, который стоит сейчас в Москве, мне (Зарине) трудно писать что-то умное ? Буквально пара слов, прежде чем передать слово коллегам.

Я вернулась из отпуска в середине июля, но работу по центрам начала только 1 августа. Cразу приступить к интеллектуальной деятельности было выше моих сил, поэтому я начала с легкого вроде бы, но очень волнительного мероприятия.

Устроила перекличку в чатах для наших команд — не изменились ли у кого-то из педагогов и администраторов планы, все ли выходят после лета по плану. Никто не забеременел? :) Вроде все штатно :) Выдохнула.

Тем не менее, несколько вакансий закрыть нам нужно. Разместила объявления на HH — ищем еще одного логопеда, музыкального педагога для малышей, учителей рисования и ментальной арифметики на выходные.

Я неоднократно делилась лайфхаком по работе с резюме, но напомню ещё раз. В описании вакансии я всегда пишу: «Если вас заинтересовала наша вакансия, напишите мне сопроводительное письмо, которое начинается с…» Ну, например, со слова «подсолнух». Слово или фраза могут быть любыми.

Резюме, которые присылают без сопроводительного письма, или в сопроводительном письме нет «подсолнуха», сразу удаляю. Это значит, что кандидат невнимательный, не может выполнить простейшую инструкцию в ответственной для него ситуации. Или его не очень интересует моя вакансия — он просто откликается на все подряд, и не придет на собеседование, или откажется от вакансии 31 августа, предупредив меня по СМС, или бросит работу через несколько недель.

Бывает, что откликов на вакансию просто мало, и начинаешь скрепя сердце рассматривать резюме без правильного сопроводительного письма. Ничего хорошего из этого никогда не выходило. Одна девушка продержалась полгода, остальные гораздо меньше или совсем не выходили на работу. Поэтому лучше уж совсем не открывать курс из-за отсутствия педагога, чем вкладываться в его открытие, а потом с позором и нервами закрывать или что-то менять.

(Если вас интересуют более продвинутые приёмы отбора и оценки кандидатов на вакансии в детский центр или сад, обратите внимание на Светлану Иванову.)

При поиске новых сотрудников меня очень выручает «сарафанное радио» нашей команды. Я пишу в чат, какие вакансии у нас есть, и спрашиваю наших педагогов и администраторов, не могут ли они нам кого-нибудь посоветовать.

В «Лас-Мамас» три сотрудника пришли по рекомендации. В этом году, возможно, появится четвертый. И пока это всегда стопроцентное попадание. Все вакансии так не закроешь, но усилить команду ответственным и талантливым человеком — да.

Что ещё? Мы думали о том, чтобы сделать удлиненный мини-садик в рамках детского центра — до 16.00, без сна. Одна моя сотрудница очень этого хотела, а я сомневалась.

Спасибо Роспотребнадзору, он разрешил мои сомнения — мне позвонили из него и «обрадовали», что, скорее всего, у нас в 2020 году будет плановая прокурорская проверка, связанная именно с мини-садиком ? Удлинять не будем.

Пока всё :)

Я попросила рассказать о своих новостях и рабочих планах руководителей детских центров, с которыми мы дружим. Ирина М., Анна Новик, Елена Фрадкина, Елена Черванева и Юлия Белоцерковская ответили на мои вопросы и поделились своими находками.

Вот вопросы, которые я им задавала:

• Вы уже приступили к подготовке клуба к новому учебному году? Какие задачи вы ставите перед тобой в первую очередь?
• Вы будете делать в этом августе что-то из того, что не делали в прошлые годы?
• Есть ли у вас какие-то лайфхаки при подготовке клуба к сентябрю? Можете ими поделиться?
• Какой совет вы хотели бы дать другим руководителям детских центров?

Ирина М.: «Для меня открытием лета стало то, что всё больше родителей хотят найти подготовку к школе без математики»

К работе приступила ещё 1 июля. Каждое лето я отдыхаю только в июне, чтобы отпустить на июль в отпуск своих помощников.

Так как в июле центры работают только 4 дня в неделю, то на три дня переключаю на себя телефон центра, чтобы самой общаться с клиентами, обрабатываю заявки в соцсетях.

Мне кажется полезным такое близкое общение с клиентами. Оно позволяет мне чувствовать потребности клиентов, быстро открывать новые группы в соответствии с ними.

Например, для меня «открытием лета» стало то, что всё больше родителей хотят найти «Подготовку к школе» без математики. Например, их ребёнок уже посещает «Ментальную арифметику», или сам с помощью компьютерных игр научился решать любые примеры в уме в пределах сотни. Для таких детей нужна специальная подготовка к школе.

Все ответы на популярные вопросы клиентов очень удобно сразу оформлять в виде статей и постов, дублировать «обработку возражений» в скриптах администраторов. Находясь в роли менеджера, очень легко создать скрипты письменного общения с потенциальными клиентами в соцсетях.

В этом году у нас впервые будет работать полноценный колл-центр в течение самого «горячего» времени, когда будет идти массовый набор клиентов, то есть ни один звонок, заявка или обращение в соцсетях не останутся без внимания и качественной обработки. С ними будут работать несколько операторов одновременно.

Самым главным в подготовке центров к новому учебному году я считаю создание финансового плана на основе итогов предыдущего учебного года.

У нас есть такое понятие как «Прибыльность смены за год», т.к. наши педагоги работают минимум 6 часов в день (в небольшом клубе можно посчитать «Прибыльность часа»). Если нас не устраивает финансовый результат каких-то смен, мы обязательно что-то меняем: или направление, или цену на занятия, или педагога.

В финансовый план я всегда закладываю ту прибыль, которая меня бы устроила, и высчитываю, сколько абонементов по каждому направлению мне необходимо продавать для её получения (с учётом всех расходов). Это позволяет чётко видеть цель и делать всё для её достижения.

Я бы посоветовала не экономить на рекламе именно в августе и сентябре, так как эти два месяца кормят клуб весь год.

Главное правило августа: необходимо сделать так, чтобы каждого потенциального клиента вы могли позвать на какое-то бесплатное «продающее» мероприятие.

Советую уже сейчас всем спланировать себе очень интересный осенний отпуск и помнить о нём в те «горячие» дни августа, когда силы будут на исходе!

Анна Новик, детский центр «Развивалочка» в Одинцово: «Загораю, купаюсь, читаю и… готовлю клуб к работе»

Я собиралась все лето заниматься методической работой, но не получилось. Спала, загорала, купалась, читала, смотрела сериалы. Давно в таком режиме не была, видимо соскучилась)))

Возвращаюсь домой 10 августа, но уже сейчас, находясь на Кипре, ищу сотрудников через интернет ресурсы, например, через «Профи», выбираю, договариваюсь о встрече с теми, кто заинтересовал.

Обновляю фото и информацию на сайте клуба, продумываю ценовую политику, планирую закупки (пособия, обучающие курсы, необходимые расходники, при необходимости замена мебели). Ищу в интернете оптимальные цены и сроки доставки, заказываю в типографии флаеры, оплачиваю картой, забирает флаеры сотрудник.

Списываюсь с таргетологом, обсуждаем план действий и варианты сотрудничества. Запланирован запуск таргетированной рекламы с профессионально снятым рекламным роликом.

Основные задачи следующие:

• Плотно заняться рекламой, протестировать все возможные виды рекламы, чтобы оценить эффективность и понять, в какую рекламу вкладывать основной бюджет
• Ввести направления для младших школьников, чтобы занять дневные часы
• Добиться, чтобы на каждое направление была очередь в резерве
• Организовать проведение бесплатных мастер-классов для родителей.

Начало работы некоторых направлений запланировано на середину августа. В этом году введем градацию цен: у педагогов-профессионалов с большим опытом цена будет выше.

Вряд ли это лайфхаки, но в последнюю неделю августа ежедневно раздаём рекламные флаеры в близлежайших домах, увеличиваем активность в Инстаграм, админы лично от меня проходят инструктаж, на котором мы вместе ещё раз просматриваем скрипты и организационные документы, останавливаясь на самых важных местах. Проводим хорошо подготовленные, яркие, интересные, запоминающиеся пробные занятия с большим количеством наглядных пособий.

Навожу порядок в компьютере, чищу, сохраняю нужное на жёсткий диск, вношу правки в документы, договора и т.д. И, конечно, обдумываю новые раздаточные наглядные пособия, даю задание художнику, который для меня рисует эскизы.

Елена Фрадкина, детский клуб «Головастик» в Королёве: «Наш лайфхак — не день открытых дверей, а 14 дней открытых дверей»

Как правило, мы начинаем подготовку после 10 августа. Это связано с тем, что мы активно работаем летом и  клуб не закрывается на лето, поэтому никакой особой подготовки не требуется. Всё работает в штатном режиме.

Конечно, надо освежить помещение: заказать химчистку ковровых покрытий, покрасить стены, обновить игрушки и игры в игровой зоне, проверить и обновить весь инвентарь – пособия, фитнес оборудование, «дидактику».

Наши основные задачи на следующий учебный год:

• Увеличить конверсию заявок в продажи. На данный момент около 40%. Хотим увеличить до 60%. Такое увеличение мы планируем осуществить за счет качества продаж. В прошедшем году мы внедрили «прослушку» звонков, провели обучающие тренинги для администраторов, внедрили стандарты качества обслуживания.
• Внедрить два новых продукта (пока оставлю в тайне :)).
• Внедрить личный кабинет на сайте для клиентов, где они смогут отслеживать свои оплаты и посещения
• Запустить оплату на сайте
• Научиться продавать «длинные» абонементы – на 5 и 9 месяцев. Такие предложения действуют давно, но покупают их единицы. Мы планируем продавать 25-30% «длинных» абонементов от общего количества.

Лайфхак и совет коллегам – готовое расписание и обученные администраторы к 15 августа. А также анонсы новых продуктов с рекламной и информационной поддержкой в  сетях.

Большая ошибка взять нового администратора в конце августа и с 1 сентября «выпускать» его к клиентам. Мы это проходили… Новый администратор должен начать работать не позднее 15 августа, а лучше весь август. Хотя бы с частичной занятостью.

Еще один наш«лайфхак» — не «день открытых дверей», а 14 дней открытых дверей. Первые две недели сентября все наши занятия можно пробно посетить бесплатно — по предварительной записи, конечно. После 14 сентября такой возможности не будет, пробные занятия платные.

В летний период мы стараемся «не выпускать» клиента из зоны нашего влияния — делаем регулярные рассылки с полезной информацией по почте и в сетях. Заявки на следующий учебный год поступают ежедневно в течение всего летнего периода.

Честно признаюсь, что мы не очень понимаем «августовскую» суету. Работа ведется весь год и все лето. Мы не проводим «день открытых дверей». Это суета и сутолока. Если приходят старые — смысл отсутствует, если приходят новые и не покупают абонементы — тоже бесполезные хлопоты.

Кто действительно находится в поиске и в выборе — посетит то, что ему интересно, без суеты и спешки и примет осознанное решение, без дополнительного давления в виде огромной скидки или  ограничений по времени «только сегодня».

Такие «спецпредложения» в виде 20-40% скидки на первый абонемент могут привести к низкой выручке в сентябре и оттоку в октябре, когда придется покупать абонемент за полную стоимость. Мы это не практикуем. Лучше эти деньги направить на массированную таргетинговую и контекстную рекламу и создать хороший трафик новых заявок, чем снижать стоимость занятий, тем самым обесценивая свой труд и продукт.

Не знаю, насколько это лайфхак — мы проводим в конце августа общий педсовет. Нас около 40 человек и все вместе мы встречаемся 2 раза в году — в августе и на новогодний корпоратив.

На собрании мы рассказываем о кадровых изменениях, о новых продуктах, просим совета по  рекламе и продвижению, выслушиваем просьбы и пожелания по рабочим вопросам (пособия, материалы, оборудование, обучение, методики — не по ЗП).  Обсуждаем административные и другие вопросы. В финале – угощение и микро психологическая «практика-медитация» на успешный год! Все педагоги посещают наш педсовет с энтузиазмом.

И ещё мы устраиваем один день по подготовке кабинетов и материалов к учебному году – это делают педагоги и администраторы вместе.

Елена Черванева, кружки робототехники в Санкт-Петербурге: «Обойти максимальное количество партнеров для обмена флаерами»

Я уже приступила к подготовке клуба.  И задачи, которые ставлю, можно разделить на несколько блоков:

1. Персонал

Доукомплектовать штат. Выставить KPI и проверить ставки по оплате. Провести мотивационное собрание, определить цели и план продаж на учебный год.

2. Реклама

Проверить сообщество в ВК, настроить меню, рассылку, утвердить контент-план. Подготовить сообщество к трафику (тергетированная реклама). Подготовиться ко дню открытых дверей (продающее мероприятие). Обойти максимальное количество партнеров для обмена флаерами. Обновить макеты буклетов и сертификатов.

3. Финансы и управление

Утвердить план продаж на новый учебный год. Заключить договор на внедрение CRM-системы. Подключить IP-телефонию. Обновить скрипты продаж, книгу продаж

А также утвердить и прописать программы обучения, расписание и программу лояльности для родителей.

В этом году мы впервые будем делать «продающее мероприятие» — день открытых дверей.

Совет, который я хотела бы дать коллегам, — прочитать книгу «Маркетинг без бюджета» и использовать как можно больше бесплатных или бюджетных способов набора детей в группы.

А ещё — максимально сконцентрироваться на скриптах продаж. Потенциальные клиенты переходят в категорию постоянных  именно благодаря правильным скриптам продаж и работы с возражениями.

Также очень важно выстроить систему увеличения среднего чека через дополнительные продажи других курсов и разработать систему возврата клиентов, не купивших сразу.

Юлия Белоцерковская, детский клуб «Уголок» в Москве: «Впервые будем проводить запись на английский язык не по возрастам детей, а по результатам диагностики»

Я начинаю подготовку к новому учебному году ещё в апреле. В августе моя самая главная задача — обеспечить поток новых клиентов и проговорить со всеми сотрудниками наши и цели на новый учебный год.

В этом учебном году я впервые буду организовывать день открытых дверей. Раньше мы проводили большие праздники на улице и серию открытых уроков-мастер классов. Впервые за 8 лет попробуем новый формат открытия сезона.

Мы впервые будем проводить запись на английский язык не по возрастам детей, а по результатам диагностики и оценки их уровня владения языком. Соответственно будем впервые организовывать эту диагностику.

Мой лайфхак — мы начинаем активную работу после отпуска с середины августа, не дожидаясь двадцатых чисел. Запускаем работу мини-сада и ГКП для школьников и несколько самых важных направлений клуба. В результате ключевые сотрудники к началу учебного года находятся в полной боевой готовности, клуб и оборудование в рабочем состоянии.

Кроме этого, я с администраторами каждый год провожу тренинг по продажам, мы повторяем все схемы телефонных разговоров и скрипты.

Совет, который я хотела бы дать другим руководителям, — расставить приоритеты. Если в клубе больше 10 направлений, то сложно одновременно организовать заполнение всех. Я советую выбрать 3-4 ключевых направления и вложить максимум энергии в их запуск.

Продумать по  каждому из выбранных курсов, что вы будете делать для его продвижения: какую рекламу и где разместите, какие посты и статьи для социальных сетей подготовите, кому разошлете сообщения и электронные письма, какие мероприятия проведете.

После того, как продумаете план запуска и передадите его на исполнение, можно браться за следующую группу курсов.

Приглашаю и вас поделиться своей «повесткой дня»!

Напишите в комментариях, вернулись ли вы из отпуска, как отдохнули, как настроение, чем занимаетесь, какие задачи ставите :) Было бы очень здорово, если бы и вы поделились с нами лайфхаками, которые позволяют вам наилучшим образом подготовиться к сентябрю!