Начинайте их делать уже в феврале, чтобы летом ваш лагерь не пустовал
Лето – сложный период в детских клубах. Самая распространенная идея для организации работы в этот период — открытие городского лагеря. Но почему у одних клубов уже в апреле нет мест на первые летние смены, а другие в мае робко отвечают родителям по телефону, что в июне их ребенка будут ожидать еще два ровесника, один из которых — ребенок руководителя?
Ключ к успешному наполнению детьми лагеря – заблаговременная подготовка и правильно организованные продажи.
В этой статье я постаралась изложить основные 8 шагов подготовки к летнему лагерю, которые стоит начать делать прямо сейчас, в феврале. Эти шаги помогут увереннее смотреть в будущее и зададут стратегию продвижения лагеря в правильном направлении.
Шаг 1. Продумать даты, расписание, целевую аудиторию и наполнение смен
В первую очередь необходимо определиться, в какие сроки вы будете проводить лагерь. Длительность смен не должна превышать двух недель, сроки нужно четко зафиксировать, как и тематику каждой смены.
Исходя из площади и оснащения помещения, наличия поставщика питания, кроваток для сна, вы можете уже сейчас понять, сколько детей какого возраста и на какую длительность вы можете принять.
Почему важна четкость? Почему бы не объявить летний лагерь на всё лето с фиксированной стоимостью дня и дать возможность родителям присоединяться в удобное время по своему графику?
Во-первых, так легче продавать. Размытые границы продукта с непонятной стоимостью и целями делают более сложным его позиционирование и продвижение.
Во-вторых, это проще покупать! Родителям трудно понять, что же значит «Летний лагерь на все лето». Дополнительные вопросы всегда становятся лишним препятствием в процессе покупки. Например: «Может, нужно действительно посещать все лето целиком и оплатить наперед?» «А если мы присоединимся не с начала, что мы пропустим?», «А детям не будет скучно, если три месяца они будут заниматься одним и тем же?».
В-третьих, это проще с точки зрения организации, так как вы сможете оценить максимальное количество детей в смене, себестоимость, количество педагогов и других ресурсов для реализации идеи.
В-четвертых, вы сможете сделать прогноз по выручке, а понимая стоимость, можно принимать деньги уже сейчас, в феврале.
Шаг 2. Определиться с ценой
Этот шаг важный, и я предлагаю не опираться при расчете стоимости на цены в близлежащих клубах!
В первую очередь необходимо рассчитать себестоимость услуги. Самые крупные издержки — это зарплата вожатых, административного персонала и уборщицы, аренда, стоимость питания.
Также необходимо помнить о затратах на продвижение и покупку сопутствующих расходных материалов.
Оценив общую себестоимость лагеря и рассчитав его оптимальную наполняемость детьми, вы можете рассчитать себестоимость на одного ребенка.
Дальше необходимо провести анализ конкурентов и заложить свою прибыль исходя из проведённого анализа и своих аппетитов.
Шаг 3. Подготовить предложение
После того, как проделаны первые два шага, можно четко сформулировать предложение, в котором будут указаны сроки смен, продолжительность пребывания, их тематика, возрастной диапазон детей, стоимость и результат каждой смены.
Результаты у каждого лагеря должны быть измеримы и понятны.
Если это лагерь профессий, то дети изучат, к примеру, 10 профессий, заработают «деньги» и смогут их потратить.
Если это лагерь вокально-танцевальный — на его закрытии дети покажут концерт для родителей.
В театральную смену логично ждать премьеру спектакля, а в арт-лагере — диплом со списком освоенных техник и направлений.
Оформленное предложение уже можно готовить к продаже.
Шаг 4. Выработать стратегию продвижения
Я рекомендую продажи организовывать в три этапа.
Предпродажи. С большой скидкой за «раннее бронирование» вы можете предложить выкупить пребывание в лагере уже феврале.
Начинать предпродажи лучше всего со своих клиентов, используя самые простые и условно бесплатные каналы продвижения: e-mail рассылку, посты в соцсетях, организацию встреч и мероприятий в соцсетях, раздачу информации в клубе, расклейку объявлений внутри клуба.
Основной этап продаж наступает с середины марта и длится до середины мая.
За принятие решения о покупке в течение этого периода можно также объявлять акции и скидки, бонусы с ограниченным сроком действия, но с учетом всех акций и скидок стоимость пребывания в лагере должны быть уже выше, чем на этапе предпродаж.
На этапе продаж можно подключать платные каналы продвижения: контекстная реклама, платное продвижение в соцсетях, расклейка и раздача листовок.
Вся реклама должна содержать информацию только о лагере, о конкретном продукте.
На этапе «допродаж», который наступает в конце мая, вы можете рекламировать оставшиеся места по цене без акций, но сообщить о том, что планируется повышение стоимости через определенное время.
Шаг 5. Обучить администратора продажам
Если администратору не рассказать о продукте и не научить, как этот продукт предлагать клиентам, ему придется придумывать и фантазировать. И совсем не обязательно, что администратор сделает это грамотно и с пониманием дела.
Поэтому необходимо дать ему инструменты: скрипты, цены, стратегию продаж и полное описание продукта, — все то, что было подготовлено на этапах 1-4.
Если в клубе в первый раз будет работать лагерь, то я рекомендую первые звонки от потенциальных клиентов руководителю обработать самостоятельно. Администратора можно просить переадресовывать звонки вам или просить у клиента номер телефона для того, чтобы вы перезвонили.
В процессе первых звонков вы сможете разработать скрипты для администратора, включив в них часто встречающиеся вопросы и выверенные ответы.
Шаг 6. Подготовить маркетинговые материалы
Маркетинговые материалы потребуются на основном этапе продаж. Это, как правило, листовки: односторонние формата А4 — для расклейки и размещения в лифтах или на стендах у подъездов, двусторонние формата А5 для раздачи на детских площадках, у школ, непосредственно в самом клубе.
Все маркетинговые материалы должны содержать только рекламу конкретного продукта — летнего лагеря. Не стоит рассредоточивать внимание клиента, перечисляя все 20 направлений занятий вашего клуба.
Шаг 7. Начать искать преподавателей для работы в летнем лагере
В лагере могут работать как свои сотрудники, так и привлеченные только на летний период. Оба варианта имеют свои плюсы, но в каждом из случаев необходимо предусмотреть процесс подготовки преподавателя к новому формату работы.
С педагогами-вожатыми нужно заранее зафиксировать договоренности: график и режим, уровень заработной платы, возрастной диапазон детей, их количество, и, самое главное, что потребуется от педагога, по какой программе он будет работать, каких результатов вы от него ждете.
Само собой, эти результаты должны соответствовать тому, что вы обещаете клиенту.
Со своими педагогами договоренности лучше зафиксировать прямо сейчас, поиск новых сотрудников в лагерь тоже стоит начать заблаговременно.
Шаг 8. Выбрать конспекты занятий для реализации в лагере
И для своих сотрудников, и для новичков такой формат будет в новинку. В лагере требуется очень яркая работа, требующая большой самоотдачи, вовлеченности и умения «зажечь» детей своим энтузиазмом на протяжении всей смены, каждый день.
Далеко не у всех педагогов хватает сил и времени вечерами готовить программу следующего дня. Чаще всего задора хватает на первую неделю, а дальше это превращается в рутину и в наспех придуманные задания.
Мы рекомендуем в лагере, также как и в работе клуба, использовать готовые конспекты, в которых уже собраны идеи, материал для иллюстраций, последовательность работы.
Конспекты будут служить опорой, креативные педагоги могут, имея такую основу, дополнить ее своими идеями, а в случае внезапной болезни и других обстоятельств вы будете защищены наличием готовой программы занятий, которая прослужит не один год и не только в рамках летнего лагеря.
А какие у вас планы на лето? Будете работать или отдыхать? Какие мысли по поводу летнего лагеря? Пожалуйста, напишите в комментариях.
Не пропустите новые статьи!
Можно ли организовать лагерь в центре, где нет спальных мест и не предусмотрено кормление детей?
Наталья, можно организовать досуг для детей на полдня, также как и мини-сад.
Юлия, а сколько это в часах, если без питания?
Благодарю за прекрасную статью. Детский лагерь — это прекрасная идея!
Интересный и полезный материал. Вопрос про продолжительность дневного пребывания и уместно ли делать две смены в день? Заранее, благодарю
Юлия, лагерь может длиться по 4 часа в день, кто-то организовывает пребывание на полный день, но возникает вопрос с организацией детского питания. Две смены в день — это вопрос о параллельных сменах в одно время или об утренней и вечерней смене?
Юлия, спасибо , за статью. У меня детский досуговый центр. Я действительно думала про организацию летнего отдыха для детей, но все было как то непонятно и страшно. Ваша статья придала мне уверенности и желание осуществить этот проект еще больше усилилось. Вопрос как быть со спальными местами? арендовать в ближайшей школе на лето, или можно без сон часа , тогда какой д. быть продолжительность по времени? Питание — думаю организовать доставку в одноразовых контейнерах. Вопросов еще оч. много. Но толчок Вы мне уже дали!
Тамара, попробуйте для начала запустить смены на неполный день. тогда вопросы с питанием и спальными местами отпадут сами собой. Многие вопросы обсуждались на форуме, приглашаю присоединиться к обсуждению: Летний лагерь — быть или не быть? →
Добрый день! А где можно взять конспекты для летнего лагеря? Спасибо!
Вот ссылка: Конспекты для летнего лагеря
Да, мы так делали. У нас был лагерь на полдня — с 9-14, часть детей оставалась до 16 ч. Питание привозили из кафе в контейнерах(вилки- ложки- одноразовые), в некоторых сменах дети приносили ланчбоксы. Но когда у всех одно и то же- удобнее. Утром чай с печеньем. Некоторые водят в кафе на обед в таких лагерях. После 14 часов смотрели мультики лежа на ковре или на подушках, потом еще немножко играли, но основная программа с утра была.
Мы обязательно откроем летний
Лагерь-есть масса запросов
Спасибо
Отличные рекомендации. Большое спасибо.
Не стоит так уж оптимистично настраиваться на открытие лагеря. Лагерь делали 2 года подряд. Оба года отработали в минус, хотя делали все, что указано в статье. самое сложное прогнозировать количество детей, а следовательно и рассчитать стоимость путевки. Основная масса путевок выкупается на этапе предпродаж, со скидками. После выставления полной стоимости спрос сильно теряется. Одними листовками рекламу не сделать, нужен таргетинг, радио, телевидение, а это немалые затраты, а счет которых стоимость взлетает до небес.
Шаг 5. Обучить администратора продажам – ну, тогда еще и зарплату админа нужно в стоимость путевок включить.
Также имейте в виду, что вам придется пройти все круги ада в Роспотребнадзоре, сдать кучу документов, заплатить взносы за обследование воды, провести обработку территории от насекомых и грызунов. Если качество воды и несоответствие фильтров будет обнаружено, то лагерь вам просто не откроют. Если будете открывать лагерь на арендованной территории, то в Роспотребнадзоре с вас все равно потребуют всю документацию.
так что дерзайте! Нервотрепки будет более чем достаточно!
В любой детской организации должны быть договоры на дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию, на поставку воды, чистку кулеров, сертификаты на воду. В течение всего года, и это не связано только с проведением лагеря. Мы для продвижения лагеря не задействовали радио и телевидение, руководствовались собственной базой клиентов и описанными в статье каналами продвижения.
Возможно, Вы проводили лагерь на базе своего центра и не заявлялись в Роспотребнадзоре, т.е работали как лагерь неофициально. Если же заявляться в роспотребнадзор, то все указанные мероприятия не просто проверяют есть или нет, а требуют обработку и документацию перед каждой сменой. Иначе просто лагерь не открывают. У нас лагерь был на базе санатория, так от санатория требовали медкнижки всего их персонала, не только наших педагогов. территорию обрабатывали и воду проверяли перед каждой сменой, хотя, как вы говорите, все должно быть в течение года. В санатории все есть, но для лагеря пришлось делать индивидуально. так что тем, кто хочет делать лагерь на выезде, эти моменты тоже надо учесть. Все проверки стоят денег и нервов. А программу, если работают в лагере специалисты, составить совсем несложно. Нечего покупать у кого то. лагерь тем и привлекателен, что у каждого своя программа.
Назовите свой лагерь «группой дневного пребывания» и все эти ваши страшные вопросы снимаются. Провожу такие лагеря с 2000 года. Питание всегда организовываю или в кафе, или в заводской столовой. Где заранее проговариваем всё меню и размеры порций. Полдник берем с собой, тк пирожок- булочка , пакетик сока и фруктина — удобно раздать детям часов в полпятого- пять после бассейна или в парке, где мы обычно гуляем во второй половине дня. Если детей разбирают в это время, то полдник он забирает с собой. И ещё раз напомню, что в группе дневного пребывания сон для детей школьного возраста не нужен.
Добрый день! Вдохновил Ваш комментарий. У меня репетиторский центр ( я и коллеги оформлены как ИП), летом хотим организовать клуб дневного пребывания для детей. Поделитесь, пожалуйста, опытом, какие документы необходимо собрать?
Везде пишут ужасы про СЭС и получение лицензии.
Спасибо большое за статью, Юлия! Всё по полочкам, отличная работа!
Лагерь у моих педагогов вызывает только воодушевление, так как это отличная возможность подзаработать летом!
Мы в прошлом году делали первый раз, было 3 смены по 20-22 человека. Брали только школьников (с дошкольниками на мой взгляд в нашем городе было бы глухо — очередей нет в сад совсем).
У нас был языковой лагерь — на базе конспектов, купленных у Зарины, но переведённых на английский язык. Мы купили на 2 смены, а одну смену делали сами. Очень энергозатратно, проще купить готовые конспекты и уже по мере надобности подделывать под себя, как это сделали мы.
Всего было 3 смены по 2 недели, так многие родители просили ещё, просто мы уже выдохлись… Вела я сама и преподаватель по английскому. Важно было обучить методике ведения лагеря. У меня большой опыт работы ещё в советских лагерях)))
У меня вопрос к вам, Юлия. Почему вы считаете, что смена должна длиться 2 недели, не больше?
Мы задумались в этом году про трёхнедельные смены. Пока думаем.
Ведь набирать надо будет реже при трёхнедельной смене, разве не проще?
Или вы платежеспособностью родителей руководствуетесь?
Наталья, спасибо за оценку, отличная наполняемость смен! Я не стала бы жестко настаивать на своем мнении о двухнедельных сменах, возможно, Ваш вариант будет эффективен в вашем регионе. Это можно понять только путем тестирования. Объясню, почему я интуитивно считаю это оптимальной длительностью: как правило, родители имеют двухнедельные отпуска, большинство выездных лагерей в Москве и области ориентированы на двухнедельные смены, соответственно есть уже исторически сложившаяся практика, и родителям проще планировать отдых и загрузку детей исходя из двухнедельных промежутков. Что касается цены, то стоимость за 2 недели выглядит более привлекательной, и в нее можно заложить бОльшую маржу.
А я лагерь не планирую.Так выдыхаюсь за год,что лето хочу отдыхать и ни о чём не думать.Тогда к сентябрю есть силы для работы.
Валентина, я с Вами согласна, что иногда есть смысл остановиться, отдохнуть и закрыть клуб, особенно, если хватает заработанных в течение года средств на оплату летней аренды.
Аренда- наше все! Она съедает деньги, особенно летом. Нас выручают лагеря. Работаем весь июнь и две последних недели августа. Полтора месяца- отдыхаем сами.
Занималась организацией летнего городского лагеря много лет, сложно в плане открытия и согласования с разными инстанциями, роспотребнадзор, пожнадзор, и т.д. У нас были спонсоры, поэтому стоимость путёвки сложилась по доступной цене, а так не вытянешь. Советую договорится с крупными предприятиями города для оказания услуги детям их работников, которым они компенсируют какой то процент от стоимости путёвки тогда с организацией будет проще. Особый вопрос по питанию. Не каждая организация хочет заниматься детским питанием, здесь тоже особые требования, мы договаривались с ближайшей школой. И ещё обязательно должен быть медик хотя бы приходящий плюс расходы на его зарплату. А организовать досуг проще простого.
Подскажите пожалуйста где можно взять конспекты занятий?. Возможно знаете где их можно преобрести?
Вот ссылка: Конспекты для летнего лагеря
Я только планирую открыть клуб. Страшновато как-то. С одной стороны не хочется терять «твердую» неплохую з\плату при любом раскладе, с другой — чувствую, что могу большее, чем то, что сейчас делаю. Хочется «своих» реализованных идей, хочется (как ни банально звучит) досуг детей сделать более важным и влиять на подрастающее поколение. Хочется сделать жизнь ярче вокруг! Но…страшно бросить уже достигнутое. Наверное, у многих была эта же «вилочка» в жизни. Посоветуйте, пожалуйста!. Понимаю .что приоритеты выбирать только мне, но всё же. Посоветоваться больше не с кем. Муж не хочет даже слышать об этом. ((((((
Вера, всем страшно выходить из зоны комфорта!
И здесь только ваше решение.
Идёте вперёд, или идёте назад — стоячего положения не бывает.
Лично я всегда предпочитаю сделать, чем не сделать, но потом всю жизнь думать о том, что было бы, если бы я сделала?
Поэтому иду и делаю.
Если бы я сильно долго раздумывала с открытием центра, я бы не открыла точно.
С другой стороны — стооолько было розовых очков! Пар пять сняла и ещё осталось))))
Посмотрите на форуме у Зарины (https://bestbabyclub.ru/forum) — там масса тем и масса людей, у которых такие же чувства, как у вас…
А стоимость? Сколько за день? За занятие? Как узнать? Есть ли расценки установленные?
Я организую летний лагерь на базе своего клуба в Ялте уже около 10 лет. Мой лагерь с английским языком общения и все мероприятия проходят тоже на английском языке. За лето бывает 5 — 6 смен по 2 недели. Наполняемость до 10 человек в каждую смену. Утром — море, потом обед, а после обеда — три занятия: игровое, творческое или спортивное. Каждую пятницу — выездная экскурсия по Южному Берегу Крыма на 7 — 8 часов. Каждая смена — тематическая. Иногда делаю весь лагерь тематическим, а каждая смена — подтематическая.
Идея замечательная для тех, кто работает с детьми и считает, что 3 месяца отпуска после учебного года- это слишком много. Наш центр имеет многолетний опыт организации летних городских лагерей с дневным пребыванием /творческие смены/. Чай утром и полдник в центре у себя, обед в соседней школе, до обеда посещение выставки или театра, музея или клуба боулинг, даже кёрлинг-клуба, а после обеда свои творческие мероприятия. Очень нелегко привлечь и заинтересовать родителей.Но всё осуществимо. Конечно придётся потрудиться сотрудникам лагеря: оформление медицинских книжек, договоры со школой, СЭС, договорённости с организациями культуры.
Зарина, желаю Вашим читателям изучить и осуществить эти 8 шагов подготовки летнего лагеря!
Добрый день. Скажите, пожалуйста кроме договоров на дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию, на поставку воды, чистку кулеров, сертификаты на воду, что-то еще нужно. Или нужно еще просить отдельно разрешения в роспотребнадзоре? У меня просто детский центр, зарегистрирована как ИП, без лицензии.
Для выездного загородного лагеря в обязательном порядке нужно заявиться в Роспотребнадзоре. Мы писали заявление/уведомление. Уже вчера нам прислали предписание, что нужно предоставить акт по дезинфекции территории. Кроме того, нужно будет штатное расписание на лагерь, паспорт лагеря, положение о лагере или устав лагеря, меню, медкнижки всех сотрудников лагеря, даже если вы арендуете территорию, то медкнижки тех, кто работает в учреждении (у нас санаторий) план-график заездов смен. потом они еще приедут проверять помещения на соответствие СанПину, будут делать забор воды, проверять эффективность обработки территории от грызунов и кровососущих, клещевой обработки. Уточните что у Вас с купанием. если нет водоемов, в которых вода прошла обследование, то придется писать акт о запрете купания. По бассейну сказать не могу, скорее всего тоже какие то доки нужны будут.
Кстати, открою секрет для тех, кто не знал. если у вас смены меньше 7 дней, то это не считается лагерем и можно пропускать как мастер-классы. Тогда можно избежать всех проверок роспотребнадзора. Мы так делали. Просто родители покупают путевки на 2 или 3 мастер-класса подряд. У нас были (без пересменок) 6 дней мастер-классы по народному танцу + 6 дней мастер-классы по современному танцу + 6 дней по бальным танцам. получилась общая смена 18 дней))) Здесь + еще в том, что кто не может оплатить все 18 дней, могут взять только 1 мастер класс. немного муторно с заселением и выездом, но нервы потраченные в роспотребнадзоре дороже)
Огромное спасибо!
Татьяна, добрый день, спасибо за секретик, он раскрыт как никогда во время. Этим летом намеревалась открыть дневной детский лагерь, и переживала за различные контролирующие органы, но ваш совет практически решил этот вопрос. А у меня много вопросов назрело. Так как у Вас есть опыт, Татьяна, подскажите пожалуйста, каким образом вы оформляли договор с родителями? на неделю? Договор на недельный тематический мастер-класс? Где взять образец такого Договора?) Я правильно Вас поняла: нужно каждую новую неделю заключать Договор?
Татьяна я заранее Вас благодарю за ответы.
Доброго времени суток!!! Хочу сказать огромное спасибо за любую информацию. Мы новички в этом деле для нас все ваши мысли и опыт ,просто необходимы. Для площали 30 КВ. Сколько детей в группу можно взять? Идея про недельные мастер классы очень по душе?
Ждем советов и подсказок!!
Спасибо, очень полезная статья!
Подскажите, пожалуйста, т.е. если у меня ИП, какие документы необходимы, чтобы организовать городской лагерь на территории центра для детей 6-9 лет на полдня? Питание будет организовано в соседнем кафе.
У нас на лето наполняемость летнего лагеря то же хромает. Реклама не помогает. Все хотят сэкономить поэтому отправляют детей к бабушкам и дедушкам либо оставляют дома. И даже заявленная цена в 3000 руб.в неделю считается родителями дорого.Ставить цену ниже получается вообще в убыток работать. Сейчас решается быть летнему лагерю или не быть.
Для ИП при организации детского городского лагеря тоже нужны документы от Роспотребнадзора? Если организовать, например, группу с 9 до 15? И с организацией доставки еды из кафе или обеды в соседнем кафе? Если без документов, то только смены до 7 дней?
Скажите пожалуйста, как и где можно подобрать персонал для д/лагеря? набирать по ВУЗам не особо эффективно выходит, сначала старшекурсники соглашаются, потом большая половина куда то пропадают, и становиться острый вопрос о нехватке персонала.
Юлия, подскажите, пожалуйста, а какие документы нужны и нужны ли для организации летнего образовательного лагеря на территории отеля в Турции со своими преподавателями?
Здравствуйте!!
Подскажите, как быть. Планирую в этом году летом открыть на базе нашего детского центра что-то вроде лагеря для школьников. Возник вопрос. В Роспотребнадзоре считают, что любая организация детей в летний период должна соответствовать Санпину 2.4.4.2599-10 для лагерей с дневным пребыванием. В том году мы называли эти смены Группы дневного пребывания. Дети находились у нас с 9.00 до 15.00. Обедать водили в кафе. В этом году решили назвать ИНТЕНСИВЫ и разделить время пребывания с 9.00 до 12.00 и с 13.00 до 15.00. В кафе также планируем водить, но договоры составим, что это не мы организовываем питание, а сами родители просят нас сопроводить туда детей.
Но в Роспотребнадзоре настроены решительно все детские клубы проверить (и естественно наказать) и любые формы и названия они расценивают как лагерь.
Как быть? Как правильно подготовить документы, чтобы себя защитить? Какие есть нормативные акты, где разведены понятия лагерь и группа кратковременного пребывания или что-то подобное.
Есть вариант оформить лицензию на лагерь, но времени уже мало, и не факт, что подойдем по всем критериям. Образовательной лицензии у нас пока тоже нет. И что должно быть в кафе, чтобы они имели право на организацию детского питания?
Спасибо всем, кто сможет ответить на мои вопросы.