Меня давно и часто спрашивают, какую программу учёта в детском центре я использую.
И вот я отвечаю: с сентября 2013 года мы используем программу «Беркана — Детский Центр».
За две недели до того, как мы узнали о существовании этой программы, мы купили другую программу сразу на три клуба и начали ее использовать. Потом мы где-то увидели «Беркану», попробовали её и поняли, что она гораздо лучше. И приобрели «Беркану». Это было непростое решение, ведь мы потеряли деньги, потраченные на первую покупку, но в итоге мы ни разу об этом не пожалели.
С момента публикации этой статьи состоялось несколько вебинаров с Надеждой Изотовой, руководителем компании-разработчика «Берканы». Если вас интересует эта тема, то здесь вы можете посмотреть и послушать записи этих вебинаров.
А пока я расскажу, что в нашей жизни поменяла «Беркана».
Во-первых, стало больше порядка
Это понятно – вся информация в одном месте. Достаточно ввести фамилию ребенка, и мы получаем всю информацию о его жизни в клубе. Вводим сюда новый абонемент – и эта информация появляется в расписании, финансовых отчетах и т.д. До этого почти любое действие с клиентом мы должны были зафиксировать чуть ли не в четырех документах – в журнале звонков, в журнале оплат абонементов, в журнале посещений и в расписании. Соответственно изменения также надо было вносить не в один документ, а в несколько, что вызывало ошибки и путаницу.
Во-вторых, программа помогает оптимизировать продажи
Программа напомнит о том, что надо позвонить клиенту после пробного занятия или высветит списком тех, кто перестал ходить – значит, им надо позвонить и принять меры (предложить новый курс, приглашение на праздник или просто выяснить – возможно, с каким-то курсом у вас что-то не так).
В-третьих, мы получаем полезную статистику
Программа позволяет узнать много нового о работе своего детского клуба. Она показывает, сколько денег принес клубу педагог или курс, сколько заработал клуб за месяц или неделю, сколько было проведено занятий.
Итак, что нам нравится в программе «Беркана — Детский Центр»:
- Программа понятная, буквы крупные, слова простые. Никаких тебе длинных списков мелкими буквами и непонятными аббревиатурами, действия понятны интуитивно. Даже наш замечательный администратор в «Классиках», которая относится к старшему поколению наших сотрудников и до этого вела учет исключительно в бумажной тетради и сначала сопротивлялась внедрению программы, за несколько недель освоила «Беркану» и теперь признает, что и у нее с появлением этой программы в клубе началась новая жизнь.
- Все данные хранятся на вашем компьютере. Программа и самое дорогое, что у вас есть, — ваша клиентская база хранятся на вашем компьютере, а не на чужом сервере.
- Для работы с программой не нужен интернет.
- Никаких ежемесячных платежей. Вы платите только один раз за установку программы и приобретаете бессрочное право пользования.
- У «Берканы» ярко выраженная маркетинговая направленность. На первый план поставлены бизнес-процессы работы администратора, она помогает вести продажи, удерживать и возвращать клиентов. Это отличает ее от некоторых других программ, которые сфокусированы на финансах. В «Беркане» финансовый учет также есть, но он вторичен.
- Для работы программы не надо устанавливать 1С или другие программы. «Беркана» работает автономно.
- При покупке программы вы получаете бесплатные обновления программы в течение года. Функционал постоянно расширяется – добавляются новые возможности и отчеты. Всё это мы получаем бесплатно в течение года.
- При покупке программы мы получили год консультационной поддержки. Сотрудники компании-разработчика отвечают на наши вопросы и дают разъяснения.
- В программе можно фиксировать, кто из администраторов совершил то или иное действие.
- В программе возможен учет нескольких центров (филиалов) в одной базе данных. (Мы пока эту возможность не используем.)
- Программа имеет много отчетов, в том числе и графических. При желании базу данных и отчеты можно перенести в Excel.
Если вы хотите узнать больше о программе учета в детском центре, мы приглашаем вас посмотреть запись вебинара, который я провела вместе с Надеждой Изотовой, руководителем компании, которая разработала программу «Беркана» – она присоединилась к нам из Санкт-Петербурга.
Не пропустите новые статьи!
Добрый день. Может ли эта программа быть применима для клуба на Украине?
Здравствуйте, Анна. Да, конечно, применима. Никаких специфических для России моментов в программе нет — кроме русского языка:)
Интересная программа. Только для нас, для Украины, дороговато…((
Очень хотела бы, но не потянем такую сумму..
При ближайшем рассмотрении возникают вопросы. Это только для учета детей на одном компьютере? То есть, удаленно, дома поработать уже не получится?
Очень не хватает в такой программе и блока работы с персоналом, по типу мегаплана (ставить задачи, следить за их выполнением и т.д.)
Согласна. У меня тоже сразу же возник вопрос про удаленный доступ к программе, чтобы можно было контролировать работу персонала и клуба из дома.
А также интересно как можно сводить в одно место информацию по нескольким филиалам, если программа работает автономно без выхода в Интернет.
Александра, Татьяна, мы работаем так. Вечером администраторы делают бэкап и присылают нам по электронной почте. У нас на домашних компьютерах установлены домашние версии, и мы можем просмотреть, что произошло в клубах за день, да и всю предыдущую историю. Мы не можем вносить изменения.
Правда, насколько я знаю, есть еще какой-то вариант удаленного присоединения к программе, но мы им не пользуемся. Я попрошу Надежду осветить этот вопрос поподробнее на вебинаре.
Зарина, день добрый! очень заинтересовала данная программа. Подскажите пожалуйста, есть ли возможность настройки уровней доступа? Мне бы хотелось фин.учет вести самостоятельно, не привлекая администраторов. А также, правильно ли я понимаю, что одна лицензия устанавливается на один компьютер? И если в клубе два компьютера, то необходимо покупать две лицензии, если есть желание работать параллельно. Заранее большое спасибо за ответ.
Здравствуйте, Наталья! Разделение прав доступа в программе имеется — финансовый учет в части расходов, зар.платы и оборотов по кассе можно закрыть от администратора, но естественно, что оформление абонементов и разовых занятий, по которым проходят доходы, удобнее возложить на администратора — а значит он будет частично участвовать в финансовом учете доходов.Вы покупаете лицензию на базу данных одного детского центра, она устанавливается на 1 компьютер. Можно объединить компьютеры в локальную сеть — и заходить в программу с нескольких компьютеров в детском центре — для нас это всё равно 1 лицензия.
ставите на оба компа TeamViever и пож. работайте из дома. Даже дистанционно можете выключить комп на работе. а включать или администратор утром включает или можно по расписанию чтобы включался.
Работаю так уже месяцев 5.
Ростов-на-Дону, семейный центр «Гармония»
К вебинару присоединюсь для ознакомления, но, боюсь, что пока что это несбыточная мечта. Дорого. Упрощенных вариантов (бесплатных или более дешевле) у Вас нет?
Светлана, более дешевого варианта программы не существует. Насколько я знаю. Уточню у Надежды на всякий случай:)
Добрый день!
Не дорого это :) Сами долго «Жались» перед покупкой…
но ! разбросайте стоимость на 1 год — что получим в мес? = поход 1 раз в кафе :)
Что получаем:
Порядок в работе с клиентами, напоминание по задачам, учет должников, удалённая работа из дома (через Team Viever)
И самое главное не пропадают деньги из кассы!
Есть конечно и человеческий фактор, как администратор работает с программой, ставит ли себе «напоминалки»
но тут как везде- учить
Причём это же не только программа, но и поддержка и обновления !
не любитель писать хвалебные отзывы, но ребята просто молодцы и огромное им спасибо!
Пару раз было что программа, в результате не корректного завершения работы компа, просто не запускалась — от них практически мгновенная помощь, в ту же ночь (главное интернет доступ к «больному» компу
А это согласитесь важно ! А то утром приходят клиенты а база не доступна для работы… и что делать?
Спасибо за программу!
Зарянкин Дмитирй Ростов-на-дону СЦ»Гармония»
Добрый день! Рада присоединиться к данному обсуждению. Подскажите данная цена для одного клуба? Если у нас два филиала и, соответственно, два компьютера, какова будет цена?
Наталия, надо прояснить этот вопрос у Надежды на вебинаре. Мы приобретали отдельную лицензию на каждый клуб.
Подскажите какая программа была раньше, очень важно.
Купили Хеликс разбираемся уже 6 месяц
Вика, у нас был не Хеликс. Я вообще не хочу никому делать антирекламу. Другие программы тоже неплохие, а есть просто хорошие. Но по сумме свойств нам больше всех нравится эта.
Добрый вечер! Очень полезная программа, не сомневаюсь. Но мы только открываемся, и нам дорого. Нет ли у вас демо версии с минимальным набором функций, с последующим выкупом более расширенных возможностей?
Зарина, спасибо вам за бесценную информацию.Обязательно присоединюсь к вебинару.
Мой муж написал для нашего клуба отличную программу на платформе 1с с перечисленным в вашей программе функционалом. Каждую неделю я прошу его добавить еще больше фунционала, чтобы нам было еще удобнее работать.мы автоматизируем все бизнес- процессы клуба, включая нововведения, например, маркетинговые мероприятия. Это позволяет нам держать ситуацию в клубе под контролем. Отличие купленных программ от написанных с нуля в том, что приходится использовать имеющийся функционал и дольше ждать выхода обновлений, в которых не всегда выходит то, что нужно . Кроме того, судя по своему опыту работы в it сфере, пишут эти программы далеко не практики, а теоретики, которые не всегда хорошо владеют предметной областью.
Элина, не сомневаюсь, что Ваш муж написал хорошую программу.
Мой муж тоже хотел написать программу для клуба, но я отговорила:)
На данный момент никакой удаленности от реальной жизни клуба мы в «Беркане» пока не заметили, всё очень практично.
Коллеги, читаю Ваши отзывы и … улыбаюсь… Дорого??? может быть.. послушайте мою историю. Моему детскому центру 10 лет. Администратор за эти годы проявила себя исполнительной, дружелюбной и очень честной.и Весь учет вела в бумажном журнале, отчитывалась за каждую копейку. Иногда выручка не радовала… и приходилось нам с мужем, особенно в летний период, вкладывать свои деньги… Вот задумались об автоматизации учета и приобрели осенью прошлого года программу учета на основе 1С.. Администратор наша улыбнулась, пожала плечами … и развела руками, мол, сложно, я ничего не понимаю, проще вести по старому учет, а журналах… Коллеги, финал всей истории такой: «В результате проверки выявлен факт мошенничества и хищения в особо крупном размере…» Сейчас мой администратор находится под следствием. Так что, решайте, дорого это или нет — эффективная программа учета..
Яна, напишите, пожалуйста, побольше подробностей этого случая. Я тоже 11-й год работаю, но даже не задумывалась, что меня могут обманывать. Клиентов обслуживали «мимо кассы»? Или в журналах всё фиксировалось, а потом считалось неправильно? И как программа помогла выяснить правду? Просто без видеонаблюдения если кого-то мимо кассы обслуживают, то и мимо программы обслужат. Буду очень благодарна за ответ.
Ирина, очень неприятно все это обсуждать, особенно когда касается детей.. схемы были разные: были «летучие голландцы», т.е. детей не фиксировали в журналах и выручка шла себе в карман, иногда брали за пробные занятия деньги, и также ребенка отмечали в журнале посещения, а деньги через кассу не проводили. Мы приобрели прогу Спец СофтЭстетика. она замудренная очень, но, по крайней мере, «подснежники» проявились..
Для скептиков.
Замечательная программа. Пользуемся ей уже несколько месяцев в детском центре в Кыргызстане. Очень нравиться раздел статистики .
Программа строит графики и можно наглядно видеть какая реклама приводит наибольшее количество клиентов, с каких районов, на какой курс и т .п.
Александра.
Для руководителя можно так же установить программу на другой компьютер. Но функция доступна только в режиме просмотра. Вы сможете просматривать информацию, но не корректировать.
Здравствуйте Минара. Я тоже из Кыргызстана и мне хочется узнать как Вы приобрели эту программу и на сколько удобно ей пользоваться в нашей стране?
Ознакомиться с программой и преобрести ее можно пройдя по ссылке http://berkanasoft.ru/.
Используем ее в нашем центре давно. Какой-то специфики применения программы в Кыргызстане нет. Все просто, удобно. Разработчики всегда на связи.
Зарина, добрый вечер! а можно ли будет посмотреть запись вебинара? на вебинар зарегистрировалась, но это середина рабочего дня.. не факт что 100%получится участвовать, а пропустить такое важное мероприятие не хочется…
Зарина, спасибо большое за вебинар! Программа понравилась, обязательно попробую демо-версию на их сайте.
Немного не поняла как можно будет восстановить саму программу если что-то случится с компьютером (видимо не совсем точно я сформулировала вопрос на вебинаре).
Понятно, что базу данных можно сохранять, а если компьютер будет сломан, возможно ли ее установить на другой компьютер или снова нужно будет платить?
Подскажите, стоимость 15 000 р. ограничена датой приобретения? планируем программу купить к сентябрю.
Алёна, программа будет восстановлена у Вас на компьютере в случае описанных выше проблем. Второй раз платить не придется.
15000 руб. — это цена сейчас, пока повышать не планируем, но на сентябрь дать гарантий не можем, просто не планировали пока цены через пол года.
Надежда, большое спасибо за ответ!
Здравствуйте, Надежда!
А вы не планировали продавать программу в рассрочку? Например, за 1 тыс.рублей в мес на протяжении 18 месяцев. Таким образом, для вас стоимость программы выше, чем при единовременной оплате, а начинающим предпринимателям легче решиться на покупку при дроблении общей суммы.
С уважением, Татьяна
Татьяна, здравствуйте! ответила Вам по электронной почте.
Я бы тоже с удовольствием приобрела программу, но в рассрочку. Возможно и более короткими платежами.
Александра, здравствуйте! Ответила Вам по электронной почте.
Здравствуйте! Меня тоже очень интересует вопрос приобретения программы в рассрочку. Спасибо.
Анна, здравствуйте! Ответила Вам на электронную почту.
И у меня такой же вопрос.
Ольга, добрый день! Информация о возможности приобретения программы Беркана в рассрочку была добавлена в основной текст этой статьи:
/berkana/#rassrochka
Скажите, планируется ли функция СМС-рассылки?
Яна, выпуск модуля смс и email рассылок планируется летом этого года. В нем можно будет создавать как простые рассылки — по группе детей с соответствующими критериями, так и сложные рассылки, соответствующие некоторым правилам, которые можно будет настроить — за несколько дней до определенного события, напоминания о необходимости внести оплату при окончании предыдущего абонемента и т.п. Это модуль не будет входить в базовую поставку, он будет за отдельную стоимость.
Приветствую всех,
мы приобрели эту программу 2 месяца назад и пока осваиваем ее, но не встретили никаких проблем в плане многопользовательской работы на ней — хоть с Южной Америки. У нас настроен RDP и в любой момент мы работаем из дома в программе паралельно администратору ( он даже не знает что идет паралельная сессия). Кстати, наш главный компьютер ( администратор ) включен 24 часа. Вам никто не мешает после закрытия центра работать удаленно через TeamViewer или Ammyy, предварительно настроив неконтролируемый доступ. У нас и это работает на всякий случай. Отличная программа, сделана «изнутри» нашего бизнеса. Остальные программы «а ля на все случаи жизни» отдыхают. Удачи всем. Игорь Elite Academia, Кишинев, Молдова
Всем привет.
Подпишусь под многочисленными положительными отзывами, всё в общем то уже рассказано, от себя лишь могу добавить, что общение с авторами программы было приятным и познавательным, ребята даже удостоили наш Центр визитом. Все показали, рассказали, записали все наши «хотелки» и «пожелалки» и потихонечьку воплощают их в жизнь с каждым обновлением, за что им огромное человеческое спасибо.
По поводу цены… Не скажу, что дорого, скажу, что программа однозначно стоит своих денег.
Оглядываясь назад (нашему центру пятый год) понимаю, что есть моменты, на которых бы сэкономил сейчас, но эта программа не в списке.
Удачи во всех начинаниях,
Владислав
(Петергоф)
Спасибо огромное за программу!недавно приобрели ,коллеги из Берканы помогли установить. все быстро и профессионально!! пока не можем настроить заморозку абонемента . Подскажете?))
Яна, добрый день!
Специальной функции «заморозка» как таковой нет, но Вы можете в абонементе перенести одно или несколько занятий, исключив их из абонемента, а абонемент сдвинется на соответствующее количество занятий вперед. Таким образом, если у Вас например есть возможность заморозить 2 занятия по правилам посещения центра, то это означает, что Вы можете перенести эти 2 занятия в абонементе, сдвинув все остальные занятия вперед. Также можно реализовать заморозку при помощи отработок занятий, пропущенных по уважительной причине, но на мой взгляд первый вариант удобнее.
Всем здравствуйте,
Мы начали работать в «Беркане» в январе этого года, освоили примерно за 1,5 месяца. Сначала было тяжеловато привыкать, но постепенно стали замечать всё больше плюсов. Сейчас очень довольны — клиентская база в полном порядке, легко можно просмотреть всю информацию по любому ребенку. Нет ошибок в посещениях и в финансах. Особенно нравится раздел посещений — весь рабочий день как на ладони — это главное окно нашего администратора! Также очень полезны отчеты раздела Статистика, особенно графики по детям, педагогам и источникам информации.
Ждём с нетерпением email-рассылок!
Елена, Спб.
Приветствую всех!
Хотелось бы тоже добавить несколько положительных слов о программе «Беркана».
Я приобрела ее недавно, пару месяцев назад, начала осваивать сначала сама, как руководитель, который (по моему мнению) должен разбираться во всем лучше остальных, в данном случае лучше администратора. Планирую «запустить» непосредственно в работу с сентября. За это время были некоторые проблемы, которые служба поддержки программы, в частности, Надежда, решала очень оперативно, были получены ответы на все мои вопросы. Спасибо большое за помощь. За время изучения программы я поняла — какой это огромный ПЛЮС в экономии времени, здесь есть все что нужно — и для учета, и для контроля, все на своем месте — никто и ничто, никакая информация не теряется, все удобно и интуитивно понятно. Если честно, очень давно мечтала о подобной программе. Спасибо большое тем, кто ее разрабатывал и продолжает дальше работать над ее усовершенствованием, желаю дальнейших успехов в этом деле!
посмотрела презентацию и влюбилась в программу! обязательно приобрету, скоро планирую открытие клуба
К сожалению, сегодняшний вебинар пропустила ((( и поэтому два вопроса
— будет ли запись для тех кто регистрировался?
— было ли там про нововведение с WallTouch?
И еще кто-нибудь пробовал crm Talanto prof? Я до сегодняшнего дня была уверена что куплю беркану, а сегодня нашла эту новую программу и прямо вся в сомнениях — есть очень полезные функции. Кто пробовал поделитесь, пожалуйста.
А мы работаем с программой уже почти год. Могу сказать, что она конечно, полезна. Но, к сожалению, мы до сих пор вынуждены вести «двойной» учет в Еxel. Хотелось бы обменяться опытом, как вы справляетесь с недостатками программы и может быть, коллективно обратиться к разработчикам о внесении корректив. Сталкивался ли кто-нибудь с такой проблемой- если мы вносим изменения в абонемент- возвращаем деньги, переводом ребёнка на другое время или другой курс, то программа относит ранее оплаченные деньги на депозит. И все вроде бы нормально, эти деньги потом засчитываются в счёт следующего абонемента, или их можно вернуть клиенту. Но программа не уменьшает стоимость дохода по курсу, а даже увеличивает его из-за двойной проводки! То есть если я просто поменяла ребёнку время занятий, то в отчете у меня сумма в два раза больше, чем на самом деле было оплачено! Соответственно и все графики тоже не отражают реальную картину. Разработчики предлагают вручную (!) вычитать суммы депозитов. Но это означает, что программа не справляется со своей задачей автоматизации процесса! Отчёт за день уже просто так не распечатаешь, его надо корректировать.Поэтому и приходится вести свои exel-отчёты, в которых видна реальная картина.
Надежда, добрый день!
Мы перепроверим ещё раз возможность двойного учета депозитов в программе. Если это так, то ошибка будет исправлена в ближайшее время. Также предлагаю более подробно обсудить те сложности, с которыми Вы сталкиваетесь в учете. Какие конкретно отчеты Вы используете в работе? Не совсем понятно, о каких графиках идет речь, в программе нет графиков, связанных с финансами, все финансы ведутся в табличном виде. Предлагаю все эти вопросы более подробно обсудить по электронной почте.
С уважением,
Надежда
Написала на почту+ добавила еще одну проблему. Очень жду решения.
Надежда, здравствуйте!
Занимаемся Вашими вопросами.
С уважением,
Надежда
Я даже не обратила на это внимание, ещё не сверяла доходы по курсам. То есть правильно, Надежда я поняла, что если Вася ходил на подготовку к школе в группу на неделе, а потом через 3 занятия перешёл на субботнюю подготовку к школе, мы ему меняем расписание, часть денег программа списывает на депозит, а оттуда на новый абонемент. И при это программа в отчётах по доходам от курсов нам покажет, сумму дохода не ту что клиент заплатил реально, а больше? Вы работаете уже год с программой, скажите как вы проводите сверку в Беркане? На что обращаете внимание? Чтобы получить общий доход надо к зан. прибавить депозит? И сверить его с общим оборотом?
Хотелось бы прокомментировать этот момент с учетом депозитов, чтобы не возникало вопросов по использованию этого инструмента. Во-первых, при любом редактировании абонемента, уменьшающего его стоимость, а следовательно и оплату, все излишне уплаченные денежные средства возвращаются на депозит клиента. Тоже самое происходит и при смене расписания. Далее эти деньги можно использовать в зачет покупки других абонементов или разовых занятий.
В более ранних версиях действительно финансовый результат отражался двумя проводками. Полных доход без возврата со знаком плюс и возврат со знаком минус. В итоге для подсчета финансового результата было необходимо одну цифру вычитать из другой. В последних версиях доход уменьшается на сумму возврата в отчете о приходе денежных средств.
Мы проверяли на своих данных — и не нашли случаев задвоения проводок. То, о чём пишет Надежда, это вероятно как раз связано с той старой ситуацией, которую я описала выше. Если кто-либо сталкивался именно со случаем задвоения доходов или некорректного подсчета, то большая просьба известить нас — нам нужен будет бэкап данных и указание конкретного дня, по которому не сходятся данные.
Также просьба всех пользователей обратить внимание, что при смене расписания в абонементе, для того, чтобы деньги списывались с депозита, необходимо поставить флажок»списать с депозита» в новом абонементе, иначе действительно доход будет посчитан дважды, т.к. списания с депозита не произойдет.
Кто-нибудь уже работает с новым модулем рассылок? У нас проблемы с регистрацией карты сбербанка на twillio. Пока ждём ответ Надежды, видимо у них наплыв большой, стали как-то долго ждать ответов. До сих пор не можем делать рассылки. Автоматические вообще не работают. Только ручные и только e-mail. Поделитесь опытом…Тут писали, что задачи на дни рождения не могут убрать, а мы наоборот не можем поставить. Хотя по инструкции нужно только галочку, но не работает. Ждём…помощи
Ирина, добрый день!
Мы достаточно плотно занимаемся Вашими вопросами, общаемся с Вами и по почте, и по телефону каждый день. Вызывает недоумение Ваш комментарий «стали долго ждать ответов». Загруженность у нас действительно высокая, но ведь мы и не обещали Вам молниеносных ответов….Мы стараемся максимально удовлетворить наших пользователей, насколько это позволяют наши ресурсы. В версии 1.54, до которой Вы вчера обновились, должны быть решены вопросы по оповещениям, о которых Вы писали выше. Очень на это надеемся. Модуль новый — действительно, возникли некоторые сложности, приносим свои извинения за неудобства в работе, и мы очень благодарны Вам за проявленное терпение.
Что касается вопроса про дни рождения, я здесь наверно повторюсь с телефонным разговором, но поскольку тема публичная, то, чтобы не было вопрос у других пользователей, повторюсь — задачи на дни рождения создаются,и мы с Вами в этом убедились, но обработчик событий работает с периодичностью в 1-1,5 часа, поэтому задача не появится сразу, как Вы внесли день рождения ребенка, а появится через некоторое время.
Ещё раз приносим свои извинения за сложности с внедрением модуля оповещений. Очень надеемся, что версия 1.54 их устранила и проблем больше не будет.
С уважением,
Надежда
Ирина, вы меня спрашивали по депозитам. Да, именно такая проблема, как вы описали у нас была. Сейчас, вроде бы, благодаря разработчикам, проблема решилась, хотя я пока не проверяла, т.к. не было изменений в абонементах, это в сентябре клиенты «прыгали» из группы в группу).
Что касается сверки, до сих пор у меня администраторы ведут отчеты в ехеl. Вручную ведут учет доходов по курсам (ежедневно), учет посещений+выработку педагогов, финансовый отчет (доходы и расходы). Все это сверяется с программой. Я думала, что админы до сентября этого года освоятся с программой и я смогу отказаться от наших «ручных» расчетов. Потому что двойной учет, конечно затрудняет работу. Но вот в сентябре, когда я решила углубиться в этот вопрос и выяснить, от каких ненужных наших бумажек мы сможем отказаться в пользу программы, то выяснилось, что почти ни от каких).
1. Мы ведем «Список группы». Он практически соответствует тому, что выдает программа, но в связи с тем, что в нем нет даты рождения ребенка (возраста), он для нас бесполезен. Так как при записи в группы мы всегда проверяем соответствие детей по возрасту. Но разработчики в ближайшее время обещали этот недостаток устранить, жду.
2. Мы ведем бумажный журнал «Учет посещений». В этом году смогли его отдать педагогам, для того, чтобы они контролировали свои посещения сами, а потом сверялись с админами. Программа хорошо с этим справляется, поэтому администраторам он стал не нужен.
3. Учет доходов по курсам, как я уже писала, дал сбой, поэтому отказаться от этого журнала мы пока не смогли. Жаль, что за прошлые периоды статистика уже «подпорчена».
4. Базу данных мы тоже дублируем. Не знаю, дает ли программа возможность отобрать, например, всех детей рожденных в определенном году или месяце, не пробовала, в экселе нам это пригождается. Также в экселе мы забиваем дату, с которой ребенок начал нас посещать. Кажется в программе нет возможности увидеть дату ввода анкеты.
5. Ну и самая «головная боль» — это наша тетрадка для записи всего происходящего (звонки, визиты, вопросы, поручения). Очень бы хотелось вести это в автоматическом режиме, но пока не возможно. Я уже обращалась к Надежде с этим вопросом, думаю, если он будет актуален для многих, они постараются к нам прислушаться. Нам очень не хватает удобной «истории» общения с клиентом. Т.е. : раздался звонок, клиент представился. Админ тут же находит его по базе и имеет возможность записать информацию, которая какое-то время еще и отражается на рабочем столе (так же как мы пролистываем свою тетрадь на несколько дней назад, чтобы вспомнить, что было). В то же время эта информация сохраняется в карточке клиента (датируется автоматически).
Таким образом: Мама Васи позвонила предупредить, что они уехали в отпуск на две недели, звонок принял администратор «А». Педагог через два дня, не увидев Васи на занятии подходит к дежурному администратору «Б» с вопросом: «А почему у меня не было Васи?». Админ «Б» отрывает в программе Васино «личное дело» и видит запись, сделанную вчера админом «А». Вопрос снят, информация не потеряна.
Предлагаемый разработчиками вариант записи через модуль «задачи» осуществим, но очень не удобен, потому что помимо информации, надо ввести дату. Потом вернуться в эту задачу, чтобы отметить ее сделанной (это же не задача на самом деле, зачем ей «болтаться» в невыполненных). Далее, там надо выбрать вид задачи — звонок, письмо — а если это не то, ни другое? В-общем, как-то «через одно место». И опять же нет общего списка введенной информации за день, на рабочем столе ничего не остается. Если эта информация будет отображаться в блоке «задачи» на рабочем столе (оставить ее в невыполненных), то она затеряется — там же и уведомления о днях рождения, и реальные задачи, которые надо выполнить. Вот как-то так.
6. Еще не хватает в задачах звукового оповещения о просрочке выполнения, либо какого-то не знаю, как написать,» в глаза бросающегося уведомления» для админов. Задачи вроде как есть, но они такие незаметные, что мои, например, все время забывают либо их создавать либо выполнять). В этом случае удобен электронный органайзер, у него все на виду, но опять же, двойные трудозатраты на его ведение.
7. Просила разработчиков сделать возможным отбор по выручке каждого администратора в разрезе проданных абонементов и разовых посещений, чтобы можно было премировать, например, только за проданные абонементы. Вроде обещали, но в далеком будущем. Если для кого-то это актуально, присоединяйтесь, возможно сделают поскорее).
8. Еще вопрос, не знаю, может это есть в программе, просто я не нашла. Хотелось бы видеть такую статистику: количество записавшихся (то есть введенных в базу данных! — это не то же самое, что забронировавших) в этом месяце, из них — пришедших на пробное, не пришедших вообще, пришедших и купивших абонемент. Еще лучше, если это еще и будет в разрезе администраторов, записавших клиента. Чтобы был возможность отследить, какой администратор смог привести клиента, а какой просто ввел информацию в базу.
В любом случае, должна сказать, что программа удобная, спасибо разработчикам за оперативное реагирование в случае возникновения проблем, ну а улучшения происходят непрерывно, надеюсь, они будут поспевать за нашими нуждами).
Надежда, по п.4 «Сортировка по возрасту» есть. Мы пользуемся сортировкой , например, перед рассылкой. «Дата фактической записи» ребёнка есть — добавили в карте клиента поле создание, можно в ручную поставить дату самим. Случай «отпуск на 2 неделе»,мы так действуем: пишем в комментариях в карточке клиента (его история) и создаём задача на дату окончания отпуска «Созвон». По поводу того, что «задачи незаметные для админа», у нас та же проблема, но здесь думаю программа не поможет, надо дрессировать админов на технику постановки задач и их выполнения. Они и в органайзере не будут всего делать. Проблема админов -это проблема кадровая, к сожалению. «Как отследить весь поток записавшихся» — мы ведём пока ж-л звонков отдельный, для оперативного отслеживания рекламной компании и так на всякий случай, потому что действительно как увидеть ко-во записавшихся в определённый день быстро? Я понимаю, надо отсортировать клиентов по дате создания, наверное. Но пока не было возможности поставить самим «дату записи клиента», мы вводили свою клиенскую базу в Беркану и дата ставилась автоматически, т.е там были и новенькие и старенькие записаны в один день.
Как вы просчитывайте з/п педагогам? Мы не платим за пробников. А программа считает их. Приходится пользоваться Статистика-группы и там вручную выписывать кол-во абонементов. А вы платите за пробников?
Ирин, ставить и выполнять задачи это не проблема, если все ведётся в одной программе. Неудобство как раз в том, что приходится пользоваться и тетрадками и электронным ежедневником, потому что какие-то вопросы они решают лучше. А хочется- то «все в одном», тогда и у админов все будет организованнее. Мы, например, в электронный ежедневник забиваем информацию о праздниках, заказывамых у нас, т.к. программа этого совершенно не предусматривает. В ежедневник мы можем на задачу прикрепить ярлычок- оплачено, не оплачено, напомнить и др. Но ежедневник мы приобрели раньше Берканы, иидо сих пор не модем от него отказаться. Вводим туда информацию о приходе новых клиентов, с напоминаниями о перезвоне, удобно, что программа напоминает.
По поводу з/п мы оплачиваем педагогу за каждого ребёнка, у нас пробные платные. Я так понимаю, что у вас бесплатно? Зря, мне кажется. Педагог работает, пробный ребёнок зачастую требует внимания ещё больше, чем абонементник, а каждый труд должен быть оплачен ( и со стороны родителей тоже). Поэтому мы держим планку и «халяву» не предоставляем). Кстати, мне нравится как программа считает зарплату, но не очень нравится, что её очень трудно проверить. Расчёты «не прозрачны». И если у нас возникают какие-то разногласия с ручным расчетом, то проверять долго и муторно.
Добрый день!
Заработная плата считается на основе журнала посещений. Сравнить бумажный носитель (если Вы его ведете) и данные в программе удобнее всего в отчете «Статистика-Педагоги». В этом отчете приведены данные по всем урокам конкретного педагога за выбранный период. Также можно делать ежедневную сверку этого отчета с бумажным носителем, чтобы в конце месяца не проводить глобальную проверку.
Подскажите, как считать реальную выручку клуба в Беркане? Это возможно или нужно вести отдельную кассу в Excell ?
У меня не получается из-за депозитов, как мне кажется. Депозит — это может быть и реальный приход в кассу и виртуальный (при изменении расписаний). Программа считает весь депозит сразу и считает его РАСХОДОМ при списании. Внесение Депозита — это приход, хотя ведь деньги могут и не в живую приниматься. Оборот по Дебету в Отчёте о движении — плюсует депозит и абонементы, но это ведь неверная картина. А как у вас, Зарина? Как вы считает свой реальный приход в этой программе?
Поскольку достаточно много вопросов возникает по финансовым отчетам программы, то хотела бы более подробно на этом остановиться. Итак, давайте рассмотрим подробнее каждый из отчетов программы:
А как вы фиксируете оплату индивидуальных занятий? Мы вначале на депозит клали и списывали, а потом у меня возникло подозрение, что программа в отчёте посчитает доход как депозит, а не занятия и в отчётах будет неточная инфа.
А зачем на депозит? Создаём разовое занятие и оплату принимаем, так же как абонемент.
А вот как быть с функцией «возврат за абонемент»? Это могут быть и реальный возврат родителю и виртуальный из-за смены расписания, а программа показывает их вместе в одной сумме как реальный расход. Как вы узнать быстро, что было доходом, а что расходом в этой сумме?
Добрый день!
Если есть необходимость в выделении фактического расхода из кассы от виртуального, то это можно указать в комментарии к соответствующему расходу. Все деньги от неиспользованного абонемента попадают на депозит при коррекции абонемента. Мы рекомендуем далее использовать тип расхода «депозит: списание», а не «возврат за абонемент».
Написала вопрос разработчикам на электронку еще в понедельник, сейчас пятница — ответа так и не дождалась. Может здесь кто-нибудь столкнулся с подобной проблемой. Нам стали мешать автоматические уведомления о днях рождения. Чтобы от них избавиться, в настройках сняла галочку об автоматических уведомлениях. Тем не менее, все равно задача «поздравить с днем рождения» ежедневно появляется!
Надежда, добрый день!
Надежда, задача «поздравить клиента с днем рождения», как и любая другая задача не исчезнет сама по себе, если она уже поставлена. Задачи проставляются до конца 2014 года. Для того, чтобы они ушли из списка задач, их необходимо закрыть.Флажок «поздравить клиента с днем рождения» влияет на появление новых задач, но не на исчезновение текущих.
Ваше письмо автоматически поступило в обработку. Мы про Вас помним и дорожим Вами, как и всеми нашими клиентами! Для того, чтобы помочь Вам, нам необходимо вносить изменение в логику программы. Процесс согласования плана разработки занимает время, т.к. у нас большое количество задач и самое сложное расставить правильно приоритеты и определить порядок работ. Будем Вам очень благодарны за понимание!
Подскажите, а сейчас при покупке программы через ваш сайт, есть скидка?
Елена, здравствуйте! Да, скидка действует.
Надежда, подскажите. Если мы планируем игровую-творческую комнату с абонементной системой(10, 20 часов) , нам надо будет оформлять депозиты или абонементы в Беркане? Твердого расписания нет, ребенок может придти в любое время, причем абонемент идет со скидкой на посещение(например, 250), в то время как разовое стоит 300. Получится ли такой учет и печать абонементов в Беркане?
Лада, добрый день!
В стандартном варианте у нас идет четкая привязка расписания к курсу и педагогу для простого расписания, к нескольким курсам/педагогам для составного расписания. Но для Вашего случая в программе есть функционал «мультиабонемент» — это абонемент, без привязки к расписанию. Он продается например на 10 занятий на месяц, либо на 20 занятий по определенному курсу, либо на месяц посещений в определенное время и т.д. Условия мультиабонемента настраиваются Вами самостоятельно. Когда клиент приходит на занятие по мультиабонементу, Вы создаете разовое занятие с привязкой к мультиабонементу. Проблему я вижу только в одном — так или иначе в любом типе абонемента занятие имеет определенное время начала — например для игровой это может быть 10-00, 10-30, 11-00 и т.д. Если клиент придет в игровую в 10-14, то его начало придется учитывать в нашем примере как 10-00 или 10-30, нельзя зафиксировать абсолютно любое время начала занятия и от него отсчитать допустим пол часа или час. Отражение цены за разные типы занятий имеется. Печать возможна пока только для обычных абонементов и разовых занятий, мультиабонемент распечатать нельзя.
И еще вдогонку вопросы — при изучении Демоверсии. Где настраивается связка курса-педагога? В Добавить простое расписание? У меня неактивна эта функция. Если мне не нужна жесткая привязка курс-педагог? Я не знаю, кто будет именно сегодня в этот час дежурить в игровой. Могу ли я гибко привязывать и отмечать занятость педагога от сих до сих?
При покупке абонемента вынуждена вводить курс, педагога, плюс выпадает прайс. Где вводится цена по курсу? как ввести скидку? Получается, что гибкого абонемента нет?
Лада, на вопросы по игровой комнате я постаралась подробно ответить в предыдущем комментарии. В дополнение скажу, что по каждому расписанию есть основной педагог,можно поставить при этом любого другого педагога на замену.
В демо-версии закрыты справочники для редактирования, поэтому данная функция не активна.
Цены за курс вводятся в прайс-листе (справочник цен). Цена зависит от курса и от типа занятия (разовое, пробное, абонементы разных типов и т.д.) Можно также выдавать дополнительные скидки при создании самого абонемента. Для мультиабонемента цена задается в самих настройках мультиабонемента и зависит она только от вида мультиабонемента.
Лада, надеюсь ответила на все Ваши вопросы. Также хотела бы сообщить, что с недавнего времени мы разработали для наших клиентов возможность воспользоваться 7мидневной бесплатной полной версией (открыты справочники для редактирования в отличие от демо-версии).
Надежда, спасибо за подробный ответ! Думаю, что начнем мы с самодельной базы в MS ACCess, поймем, какой функционал необходим, и потом переберемся к вам. Подкупает ваша готовность совершенствоваться, идти навстречу клиенту.
Добрый день!
Сообщаем Вам о том, что с 15 апреля вступает в силу предложение по рассрочке:
9 250 руб. предоплата + 9 250 руб. через 3 мес.
10 000 руб. предоплата + 10 000 руб. через 5 мес.
Напоминаем, что стоимость программы при 100% оплате составляет 16 500 руб. Для подписчиков сайта bestbabyclub.ru действует скидка 1500 руб. при 100% оплате.
Все цены действительны до 1 августа 2015 года.
Надежда, здравствуйте! Обращалась к вам с вопросом, который мне обещали решить в ближайших обновлениях. Вопрос касался того, что несмотря на предлагаемую возможность создания различных направлений расходов, программа не формирует в дальнейшем суммарный учёт этих расходов. То есть невозможно увидеть, какую сумму за определённый период потратили на зарплату, какую на канцтовары, а какую на учебные пособия. Хотя в расходах по кассе мы создали и всегда выбираем вид расходов. Так когда же все-таки ждать обновление? Учебный год кончается, очень бы хотелось подвести его итоги!
Надежда, здравствуйте! Наверно мы не поняли друг друга. Почему Вы не воспользуетесь отчетом о движении денежных средств? Там же собираются расходы по статьям.
——————————————————————————————————
Уважаемые клиенты! Просьба частные вопросы по тех.поддержке задавать по почте berkana@berkanasoft.ru или support@berkanasoft.ru. Здесь я не вижу о вас никакой информации, кроме имени. Я не вижу истории, не могу поднять переписку по конкретному вопросу, также не могу проверить период вашего обслуживания по договору.
Спасибо,нашла). Тогда ещё вопрос. 15 числа выдаем аванс, через модуль «зарплата». При варианте » оклад», несмотря на то, что указан период с 1 по 15 число, программа не даёт выдать оставшуюся часть в следующий раз, т.к. «уже существует выплата по этой статье». Как быть с авансами?
Надежда, добрый день!
Ответ на Ваш вопрос мы разместили в разделе FAQ нашего сайта http://berkanasoft.ru/faq.jsp#46
Обратите внимание, что на нашем сайте появился новый раздел FAQ, в который мы планируем размещать ответы на наиболее распространенные вопросы: http://berkanasoft.ru/faq.jsp
Раздел пока находится в процессе наполнения. Свой вопрос Вы можете задать по почте support@berkanasoft.ru
Добрый день, подскажите пожалуйста, если у нас 2 клуба, и нужно покупать программу отдельно на каждый, существует ли возможность консолидации бюджетов. У нас собственник один и я веду учет отдельно по клубам и потом вручную составляю консолидированный отчет для собственника. Существует ли возможность автоматизировать данный процесс в Беркане?
Инна, добрый день! У программы «Беркана — Детский центр» есть специальная лицензия, позволяющая разделять данные по организациям. При этом Вы можете просматривать данные как в разрезе организаций, так и совместно. Но эта версия предполагает, что программа устанавливается на сервере, может сервером выступать и компьютер администратора в одном из детских клубов. Остальные участники работают с данными через интернет.
Надежда, здравствуйте, заинтересовала программа, прочитала у коллег что существует демо-версия. Как с ней ознакомиться? Надеюсь на сотрудничество..
Ольга, добрый день!
Вы можете воспользоваться 7ми дневной бесплатной демо-версией. Это полная версия программы, которую Вы устанавливаете себе на компьютер. Для получения дистрибутива и кода для генерации временной лицензии необходимо обратиться к нам (berkana@berkanasoft.ru) или в службу поддержки Bestbabyclub. При последующей покупке мы заменяем Вам временную лицензию на постоянную.
Надежда, добрый день!
Беркана понравилась. Но возникает вопрос: есть ли облачная версия программы? Держать информацию на одном компе неудобно. И применять для удаленного доступа «костыли» в виде TeamViever совсем не хочется. Просмотрели несколько вариантов обачных программ, но не одна не удовлетворяет полностью. Создают программы люди, которе не знают специфику детских клубов. Ваша программа хороша. Мы готовы даже платить за нее дороже, если она будет на облаках.
Далила, добрый день!
Рады, что Вы обратили внимание на наш продукт! По поводу Ваших замечаний: мы считаем, что держать информацию на собственном компьютере достаточно надежно и удобно. Не в каждом детском центре есть возможность организовать стабильный доступ через интернет к данным, многие детские клубы предпочитают ставить программу на локальный компьютер. При желании Вы можете организовать собственное «облако», поставив программу на сервер. TeamViewer здесь не обязателен. Вход в программу возможен через браузер при наличии интернета, если на компьютере, где установлена программа, есть выделенный ip-адрес — достаточно в стандартной cсылке на вход localhost:8080/crm/ вместо localhost указать ip-адрес сервера. При таком способе можно осуществлять одновременную работу нескольких пользователей.
Для установки программы подойдет ли ноутбук или нужен стационарный компьютер? Какой самый дешевый компьютер может подойти, если он будет нужен админу для этой программы , объем памяти и т. д. Если компьютер сломается — что тогда делать? Какая защита информации имеется? Так же, если нет света и компьютер не работает , как вести работу с клиентами? Очень нужна программа для автоматизации всех процессов, у нас 4 филиала и хочется получать информацию сразу не выходя из дома о работе филиалов и администраторов. Но боюсь не разобраться в ней или потратить много времени на ее изучение. Насколько легко в ней разобраться? Сколько времени уйдет на ее изучение, а потом на обучение админов?
Марина, добрый день!
Устанавливать на ноутбук или стационарный компьютер — нет разницы. Минимальные требования к компьютеру:
-Операционная система:Windows XP или выше, Ubuntu 12.10 или выше.
-Браузер: Firefox, Chrome.
-Не менее 1 ГБ оперативной памяти.
-Свободное пространство для установки не менее 400 МБ на жестком диске.
-Частота процессора не ниже 1 Ггц.
Если компьютер сломается, Вы можете переустановить на другой компьютер. В стоимость покупки входит три переустановки.
Главное, что Вам необходимо делать, чтобы обезопасить свои данные, — это регулярно делать бэкапы (копии базы данных) и хранить их отдельно от компьютера, на котором установлена программа. Это позволит Вам восстановить данные в случае поломки компьютера.
Для случая, если выключат свет, лучше использовать ноутбук — он работает некоторое время автономно.
Описанный вариант с 4мя филиалами возможен, но Вам необходимо будет приобрести не обычную лицензию, а лицензию на работу с 4мя организациями в одной базе данных. Подробнее о такой лицензии здесь: http://berkanasoft.ru/faq.jsp#22 При этом важно понимать, что Ваша работа будет целиком зависеть от стабильности и качества интернета во всех четырех клубах.
Вопрос обучения и освоения индивидуален. Мы готовы провести для Вас онлайн-презентацию, где Вы сможете понять, насколько удобно Вам будет пользоваться этой программой. Также Вы можете получить бесплатную демо-версию программы на 7 дней.
Спасибо! Я обязательно с вами свяжусь в августе — сейчас я на выезде до 1 августа.
Продолжение обсуждения этой темы на форуме: CRM система для детского центра