6 лет без лета или как делегировать управление летним лагерем

Первый раз летний лагерь был запущен в «Головастике» в 2016 году, и каждое мое лето было наполнено организационной суетой, огромной личной ответственностью и 10-часовой работой в лагере 5 дней в неделю.

Самое интересное, что последние 3 года управление клубом в течение учебного года выстроено четко и автономно, и у меня вообще нет необходимости находиться там. Все работает эффективно и слаженно.

Но почему-то именно лагерь мне казался таким проектом, который я не могу «бросить».

Лагерь начинался в конце мая, а к середине августа я была полностью выжата. И приходилось с этой накопившейся усталостью идти в запуск учебного года. Пик сезона без сил… Так себе ситуация.

Конечно, я не одна работала в лагере. Всегда было 2 вожатых и «мастеров смены», в последние годы добавился помощник по кухне. Но ответственность и все оргвопросы были на мне.

В начале прошлого года я села и записала все основные сомнения и тревоги, которые останавливают меня перед делегированием ответственности по управлению летним лагерем:

• Сотрудник не справится с работой, будут проблемы с детьми, с родителями, с вожатыми
• Мне будут «названивать» целыми днями, и вместо спокойного отдыха у меня будет нервотрепка да еще и за мои деньги
• Родители поймут, что теперь меня в лагере нет и откажутся посещать или будут недовольны моим отсутствием, ведь в предыдущие годы я была в лагере постоянно и люди к этому привыкли
• Будет больше травм у детей
• Будут неинтересные мероприятия, ведь они держатся на моем энтузиазме и моих идеях
• «Разнесут» помещение и оборудование клуба без моего постоянного контроля
• Упадет качество, все это увидят, и лагерь потеряет популярность…
• Затраты на еще одного сотрудника снизят прибыль.

С каждой этой тревогой мне пришлось «поработать» и найти аргументы, что эти ограничения живут лишь в моей голове, ведь в течение учебного года по другим направлениям этого не происходит.

А еще я решила сделать из этих пунктов критерии качества работы для директора лагеря, прописать их в должностной инструкции, обсудить с сотрудником важность каждого пункта.

Безусловно, экономический вопрос тоже не на последнем месте. Прибыль лагеря должна позволять платить ЗП дополнительному сотруднику. Я просчитала стоимость еще одного сотрудника из расчета на одного ребенка (при минимальной загрузке лагеря – 15 человек в смене, обычно у нас 25 чел.) и заложила эту сумму в стоимость лагеря для клиентов. Пришлось поднять цену на 6%, чтобы сохранить сумму прибыли.

И вот весной 2022 года я решилась

Для начала нужно было найти в коллективе ответственного человека, который имеет опыт взаимодействия с большим количеством детей и будет заинтересован в этой работе. В моем случае, это была старший воспитатель группы кратковременного пребывания.

ГКП работает у нас до конца мая, а летом не функционирует. Старшего воспитателя зовут Екатерина. Она очень воодушевилась моим предложением.

В начале марта мы обсудили условия работы, Катя прошла курс для вожатых, где подробно изучила вопросы безопасности, распорядка дня, интересные активности и т.д.

Дальше мы вместе составили должностную инструкцию, я сформулировала критерии качества и KPI (ключевые показатели эффективности) для нее.

Наш HR-менеджер подобрала новых вожатых, для которых Екатерина провела несколько обучающих встреч.

И лагерь начался

Первую неделю я присутствовала в лагере примерно 70% времени. Но как наблюдатель. Фиксировала ошибки, помогала выстраивать систему взаимодействия в команде.

Вечером мы с Екатериной обсуждали детей, персонал, события дня. Я старалась не управлять вожатыми и детьми, что бы авторитет Екатерины как директора лагеря был очевиден для команды и для ребят.

По программе каждый четверг мы возим детей на экскурсию. Это поездка на автобусе на полдня в конкретный музей со специальной программой.

И поскольку Екатерина ни разу не ездила с нами, на первую экскурсию мы поехали вместе, и я полностью взяла руководство на себя, чтобы показать пример того, как надо действовать, на чем заострять внимание и как взаимодействовать с транспортной компанией и музейными работниками, как обеспечивать комфорт и безопасность детей.

Конечно, в первую неделю не обошлось без косяков…

Было 2 серьезные проблемы.

У нас в лагере есть услуга по доставке детей по городу. Мы составляем список – кого, куда и во сколько доставлять. При обратной доставке детей по домам мы перепутали ребенка. В первый день вожатые не запомнили всех детей и отправили на доставку не того ребенка.

Справедливости ради надо сказать, что в этом нам «помог» сам ребенок. Перед тем, как сажать его в машину, вожатый уточнил его имя и фамилию и ребенок кивнул. Как потом выяснилось, он не услышал фамилию.

Ситуация усугубилась тем, что мама планировала после лагеря отвезти ребенка в бассейн, поэтому очень удивилась и расстроилась, когда стало понятно, что ребенка увезли в наш второй филиал по ошибке.

Это было хорошим «уроком» для вожатых и директора лагеря.

За остальные 10 недель таких ошибок больше не было.

Второй «косяк» был более серьезным

У нас в игровой зоне лежит ковер и есть правило – не кушать и не мастерить на ковре. Для еды есть кухня, а для творческих работ – мастерская.

Но это правило было нарушено по недосмотру вожатых и директора.

Девочки делали поделку с использованием зубочисток. Одна зубочистка упала на пол и воткнулась в ковер, и ребенок на нее наступил… Зубочистка полностью вошла в стопу. Пришлось вызывать «скорую», звонить маме и очень нервничать.

В итоге все обошлось. Зубочистку достали в травмпункте, рана довольно быстро зажила, мы предоставили ребенку после выздоровления 2 смены бесплатно.

Но понимание того, что соблюдать правила важно, сразу пришло к вожатым и директору лагеря.

На второй неделе я присутствовала в лагере примерно 50% времени

На самых важных мероприятиях – подготовке к финальному проекту и на самом празднике.

Также я ездила на экскурсию, но уже как наблюдатель, а не руководитель. Убедившись, что Екатерина полностью справилась с организацией экскурсии, я со спокойной душой практически перестала бывать в лагере и больше не присутствовала на экскурсиях.

Примерно 3-4 недели я ежедневно отсматривала фото- и видеоматериал по лагерю. Мы в конце дня созванивались с Екатериной и обсуждали день, питание, «сложных» детей и оргвопросы.

Катя чувствовала мою поддержку и заинтересованность. Уже с четвертой недели я практически не включалась в работу лагеря, могла спокойно отдыхать, обдумывать стратегические задачи на учебный год и заниматься своим садом.

Когда я заглянула в лагерь в середине июля, стало понятно, что все получилось

Лагерь был наполнен «под завязку», дети продлевали свое пребывание после первой недели, родители оставляли позитивные и благодарственные отзывы. Чего еще желать?

Таких результатов удалось добиться благодаря продуманной и заблаговременной подготовке, четким критериям оценки эффективности и качества работы.

Безусловно, человеческий фактор имеет большой значение. Катя – большая молодец, искренне, ответственно и увлеченно работала все лето. Уверена, в ваших коллективах есть те, кому можно доверить эту работу – ответственные, профессиональные и энергичные сотрудники. Просто надо решиться, распланировать и грамотно делегировать.

На вебинаре я расскажу:

• Какие личные и профессиональные качества точно должны быть у директора лагеря
• О конкретных критериях эффективности и KPI
• Как формируется ЗП и премиальная часть оплаты директору лагеря
• Что стоит полностью доверить сотруднику, а что стоит оставить в своем управлении.

Все эти знания вы сможете применить в работе с вожатыми, ведь если детей немного (до 20 человек), то функцию директора лагеря может выполнять старший вожатый. И вы сможете быть спокойны, что при вашем отсутствии все будет в порядке.

Желаю вам прибыльного, но «свободного» лета… Все в ваших руках, надо просто разрешить себе это сделать.

Вебинар «Как заработать на летнем лагере» →